Страница:
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
- на графических документах - над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "заголовок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах.
3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на карточках, имеющих соответствующие графы:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
- когда и т.д.
4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" является номер, за которым зарегистрирован документ."
4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.
5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц.
Использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации1
5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.
Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" за номерами подлинников.
5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов.
На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.
6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится подразделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов.
6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).
В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ.
По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения.
6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.
Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.
6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия.
6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением работниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.
6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.
7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проводятся не реже одного раза в квартал.
В ходе проверок:
устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
контролируется правильность ведения учетов;
проверяется порядок обращения с документами;
рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.
В ходе проверок устанавливается:
соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и
журналов,
наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении
документов.
7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.
8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.
8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.
8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.
КОММЕНТАРИИ
Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.
Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Генеральным директором.
Утверждаю
ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа
Прием от "__" __________ 19__ г.
Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов.
В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц.
Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота.
В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с этим грифом от других документов.
Образец штампа:
Например:
- инвентарный учет чертежей;
- инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п.
Образец штампа:
С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допускать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруднять решения производственных вопросов.
так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации.
Например:
Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.
Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации!
Например:
Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВАНИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ
Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разглашении этих сведений.
К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и приведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия
Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предприятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Постановления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информации, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г.
Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных подразделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного органа).
Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну
Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов, знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его отдельных подразделений.
Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно включить:
- специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в
отношении конкурирующих фирм;
- специалиста, полностью представляющего систему организации работы предприятия, ее
особенности;
- специалиста по связям с другими предприятиями, а также по вопросам заключения
контрактов, договоров;
- специалиста, обладающего всеми сведениями о выпускаемой продукции, технологичес
ком цикле ее проектирования и производства, о прохождении всех видов информации
(устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой продукции).
Если предприятие достаточно велико или производимая продукция имеет разнородный характер, можно создать несколько таких групп: одну - главную, в целях координации и
обобщения результатов работы, остальные - в зависимости от необходимости по каждому отдельному участку.
С другой стороны, не исключено, что предприятие может состоять лишь из нескольких человек, особенно на первых этапах. Тогда, действительно, указанную задачу способен решить один руководитель, при условии, что он будет владеть перечисленной выше информацией. Но все же, во избежание субъективных ошибок, лучше рассматривать эти вопросы как минимум вдвоем.
Как уже сказано, в группе должны быть руководящие специалисты, обладающие полным объемом данных, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут представлять коммерческую тайну, если ранее они эти сведения не знали. В большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них осведомлен в деталях по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляют себе общий характер. Такой подход сделает работу группы более рациональной и исключит уже на первом этапе возможные предпосылки к необоснованному распространению коммерческой тайны.
Далее, перед группой экспертов необходимо поставить комплекс между сторонами Согласно порядку и нормам КЗоТ РФ: споры разрешаются в комиссиях по трудовым спорам и районных (городских) судах общей юрисдикции. СТ.201-221 КЗоТ Споры между Заказчиком и Управляющим разрешаются в арбитражных судах. Уплата налогов Работодатель обязан взымать налоги и страховые платежи с оплаты труда в соответствии с законодательством РФ. ст.236,237 КЗоТ Управляющий самостоятельно вносит подоходный налог и страховые взносы в государственные страховые фонды, удерживая их по мере выплаты сумм дохода. Он осуществляет их уплату к 15.07, 15.08, 15.11 с предоставлением декларации о совокупном доходе до 1 апреля года, следующего за отчетным.
При принятии решения о заключении контракта с Генеральным директором следует обратить внимание на ряд особенностей.
Контракт, заключаемый с гражданином на основании трудового законодательства с учетом норм гражданского законодательства (в т.ч. Закона об АО), является трудовым. Гражданин по этому контракту имеет статус Генерального директора.
Контракт, заключаемый с Гражданином-Предпринимателем (без образования юридического лица), аналогичен договору на услуги от сторонней организации. Гражданин в этом случае должен обладать статусом Предпринимателя, который он может получить в порядке, процедуры которого даны в Приложении 6. Гражданин по этому контракту имеет статус Управляющего.
Выбирая вариант для заключения контракта с Генеральным директором (директором), необходимо учитывать, что при заключении предпринимательского контракта Гражданин-Предприниматель будет платить неодинаковый размер налогов и взносов в страховые фонды с одной и той же суммы вознаграждения по сравнению с гражданином, заключившим с Обществом трудовой контракт. Кроме того, для Общества по уплате налогов и взносов они будут неравнозначны при прочих равных условиях. Разница в налогооб
ложении наглядно показана в Приложении 2, а особенности внесения подоходного налога и взносов в государственные страховые фонды - в Приложении 3.
В заключаемых контрактах надо особо уделить внимание следующим моментам.
1. Определение предмета контракта.
В трудовом контракте это - выполнение гражданином (Работником) трудовой функции наилучшим образом для Общества (Работодателя), а в предпринимательском - оказание услуг предпринимателем по управлению Обществом с целью получения прибыли Обществом (Собственником).
2. Срок действия контракта.
По трудовому законодательству срок действия контракта может быть определен конкретным сроком (но не более 5 лет) или выполнением определенной работы (до наступления определенного события).
Срок действия предпринимательского контракта может быть любой.
3. Определение условий по организации труда (оказанию услуг),
социальным льготам и гарантиям.
Если в Обществе существуют локальные правовые документы, регламентирующие условия организации труда (режим труда и отдыха, система оплаты, вознаграждения, стимулирования, компенсаций, механизм регулирования выплат в зависимости от различных факторов и пр.), предоставления социальных льгот и гарантий для Генерального директора (Управляющего), то в контракте используются ссылки на эти положения и определяются конкретные числовые значения и условия, которые в документах отсутствуют. В случае отсутствия таких документов в Обществе (или недостаточной детализации в них необходимых условий) эти условия должны быть зафиксированы в контракте.
А. Определение оплаты труда (вознаграждения) за выполнение обязанностей.
По трудовому контракту Генеральный директор за выполняемые им обязанности должен получать заработную плату, а по другим типам контрактов вознаграждение с компенсацией затрат по выполнению услуг или без нее.
Рассматривая этот аспект контракта, надо иметь ввиду, что заработная плата (вознаграждение) для Генерального директора делится на две части: гарантированную часть - оклад (месячное содержание, месячный аванс) и переменную часть, зависящую от результатов деятельности, - премия (надбавка) или/и доля прибыли Общества. Размер доли прибыли должен быть достаточно существенным для Предпринимателя, так как прибыль акционерного общества - это цель его услуг. Значимость условия получения Обществом прибыли для Генерального директора можно повысить не только прямым увеличением ее доли в вознаграждении, но и предоставлением ему опциона на приобретение акций Общества с определенными условиями.
Общество оговаривает те затраты по управлению Обществом, которые оно компенсирует Генеральному директору (состав компенсируемых расходов дан в Приложении 5). Если компенсация производится по фактическим затратам и ее размер больше, чем компенсация по законодательно установленным нормам, то эта разница отражается на размере совокупного дохода Генерального директора, с которого уплачивается подоходный налог. При заключении предпринимательского контракта условия о компенсации затрат по управлению Обществом можно не включать. В этом случае должен учитываться соответственно размер этих издержек в получаемом Предпринимателем вознаграждении.
Б. Определение социальных гарантий и льгот.
В трудовом контракте социальные гарантии и законодательно определенные льготы регулируются КЭоТ РФ (см. Приложение 3). В предпринимательском контракте эти вопросы необходимо оговаривать и вносить их как условия в контракт.
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
- на графических документах - над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "заголовок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах.
3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на карточках, имеющих соответствующие графы:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
- когда и т.д.
4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" является номер, за которым зарегистрирован документ."
4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.
5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц.
Использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации1
5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.
Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" за номерами подлинников.
5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов.
На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.
6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится подразделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов.
6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).
В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ.
По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения.
6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.
Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.
6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия.
6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением работниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.
6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.
7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проводятся не реже одного раза в квартал.
В ходе проверок:
устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
контролируется правильность ведения учетов;
проверяется порядок обращения с документами;
рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.
В ходе проверок устанавливается:
соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и
журналов,
наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении
документов.
7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.
8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.
8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.
8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.
КОММЕНТАРИИ
Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.
Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Генеральным директором.
Утверждаю
ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа
Прием от "__" __________ 19__ г.
Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов.
В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц.
Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота.
В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с этим грифом от других документов.
Образец штампа:
Например:
- инвентарный учет чертежей;
- инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п.
Образец штампа:
С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допускать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруднять решения производственных вопросов.
так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации.
Например:
Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.
Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации!
Например:
Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВАНИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ
Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разглашении этих сведений.
К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и приведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия
Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предприятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Постановления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информации, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г.
Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных подразделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного органа).
Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну
Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов, знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его отдельных подразделений.
Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно включить:
- специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в
отношении конкурирующих фирм;
- специалиста, полностью представляющего систему организации работы предприятия, ее
особенности;
- специалиста по связям с другими предприятиями, а также по вопросам заключения
контрактов, договоров;
- специалиста, обладающего всеми сведениями о выпускаемой продукции, технологичес
ком цикле ее проектирования и производства, о прохождении всех видов информации
(устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой продукции).
Если предприятие достаточно велико или производимая продукция имеет разнородный характер, можно создать несколько таких групп: одну - главную, в целях координации и
обобщения результатов работы, остальные - в зависимости от необходимости по каждому отдельному участку.
С другой стороны, не исключено, что предприятие может состоять лишь из нескольких человек, особенно на первых этапах. Тогда, действительно, указанную задачу способен решить один руководитель, при условии, что он будет владеть перечисленной выше информацией. Но все же, во избежание субъективных ошибок, лучше рассматривать эти вопросы как минимум вдвоем.
Как уже сказано, в группе должны быть руководящие специалисты, обладающие полным объемом данных, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут представлять коммерческую тайну, если ранее они эти сведения не знали. В большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них осведомлен в деталях по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляют себе общий характер. Такой подход сделает работу группы более рациональной и исключит уже на первом этапе возможные предпосылки к необоснованному распространению коммерческой тайны.
Далее, перед группой экспертов необходимо поставить комплекс между сторонами Согласно порядку и нормам КЗоТ РФ: споры разрешаются в комиссиях по трудовым спорам и районных (городских) судах общей юрисдикции. СТ.201-221 КЗоТ Споры между Заказчиком и Управляющим разрешаются в арбитражных судах. Уплата налогов Работодатель обязан взымать налоги и страховые платежи с оплаты труда в соответствии с законодательством РФ. ст.236,237 КЗоТ Управляющий самостоятельно вносит подоходный налог и страховые взносы в государственные страховые фонды, удерживая их по мере выплаты сумм дохода. Он осуществляет их уплату к 15.07, 15.08, 15.11 с предоставлением декларации о совокупном доходе до 1 апреля года, следующего за отчетным.
При принятии решения о заключении контракта с Генеральным директором следует обратить внимание на ряд особенностей.
Контракт, заключаемый с гражданином на основании трудового законодательства с учетом норм гражданского законодательства (в т.ч. Закона об АО), является трудовым. Гражданин по этому контракту имеет статус Генерального директора.
Контракт, заключаемый с Гражданином-Предпринимателем (без образования юридического лица), аналогичен договору на услуги от сторонней организации. Гражданин в этом случае должен обладать статусом Предпринимателя, который он может получить в порядке, процедуры которого даны в Приложении 6. Гражданин по этому контракту имеет статус Управляющего.
Выбирая вариант для заключения контракта с Генеральным директором (директором), необходимо учитывать, что при заключении предпринимательского контракта Гражданин-Предприниматель будет платить неодинаковый размер налогов и взносов в страховые фонды с одной и той же суммы вознаграждения по сравнению с гражданином, заключившим с Обществом трудовой контракт. Кроме того, для Общества по уплате налогов и взносов они будут неравнозначны при прочих равных условиях. Разница в налогооб
ложении наглядно показана в Приложении 2, а особенности внесения подоходного налога и взносов в государственные страховые фонды - в Приложении 3.
В заключаемых контрактах надо особо уделить внимание следующим моментам.
1. Определение предмета контракта.
В трудовом контракте это - выполнение гражданином (Работником) трудовой функции наилучшим образом для Общества (Работодателя), а в предпринимательском - оказание услуг предпринимателем по управлению Обществом с целью получения прибыли Обществом (Собственником).
2. Срок действия контракта.
По трудовому законодательству срок действия контракта может быть определен конкретным сроком (но не более 5 лет) или выполнением определенной работы (до наступления определенного события).
Срок действия предпринимательского контракта может быть любой.
3. Определение условий по организации труда (оказанию услуг),
социальным льготам и гарантиям.
Если в Обществе существуют локальные правовые документы, регламентирующие условия организации труда (режим труда и отдыха, система оплаты, вознаграждения, стимулирования, компенсаций, механизм регулирования выплат в зависимости от различных факторов и пр.), предоставления социальных льгот и гарантий для Генерального директора (Управляющего), то в контракте используются ссылки на эти положения и определяются конкретные числовые значения и условия, которые в документах отсутствуют. В случае отсутствия таких документов в Обществе (или недостаточной детализации в них необходимых условий) эти условия должны быть зафиксированы в контракте.
А. Определение оплаты труда (вознаграждения) за выполнение обязанностей.
По трудовому контракту Генеральный директор за выполняемые им обязанности должен получать заработную плату, а по другим типам контрактов вознаграждение с компенсацией затрат по выполнению услуг или без нее.
Рассматривая этот аспект контракта, надо иметь ввиду, что заработная плата (вознаграждение) для Генерального директора делится на две части: гарантированную часть - оклад (месячное содержание, месячный аванс) и переменную часть, зависящую от результатов деятельности, - премия (надбавка) или/и доля прибыли Общества. Размер доли прибыли должен быть достаточно существенным для Предпринимателя, так как прибыль акционерного общества - это цель его услуг. Значимость условия получения Обществом прибыли для Генерального директора можно повысить не только прямым увеличением ее доли в вознаграждении, но и предоставлением ему опциона на приобретение акций Общества с определенными условиями.
Общество оговаривает те затраты по управлению Обществом, которые оно компенсирует Генеральному директору (состав компенсируемых расходов дан в Приложении 5). Если компенсация производится по фактическим затратам и ее размер больше, чем компенсация по законодательно установленным нормам, то эта разница отражается на размере совокупного дохода Генерального директора, с которого уплачивается подоходный налог. При заключении предпринимательского контракта условия о компенсации затрат по управлению Обществом можно не включать. В этом случае должен учитываться соответственно размер этих издержек в получаемом Предпринимателем вознаграждении.
Б. Определение социальных гарантий и льгот.
В трудовом контракте социальные гарантии и законодательно определенные льготы регулируются КЭоТ РФ (см. Приложение 3). В предпринимательском контракте эти вопросы необходимо оговаривать и вносить их как условия в контракт.