Страница:
жаться фамилия, имя, отчество и год рождения одного кандидата или в ал-
фавитном или ином порядке фамилия, имя, отчество и год рождения всех за-
регистрированных кандидатов. Справа против имени кандидата помещается
либо три пустых квадрата, соответствующих вариантам голосования "за",
"против", "воздержался", либо один квадрат, соответствующий варианту го-
лосования "за", а в конце списка кандидатов помещается строка "Против
всех кандидатов".
В любом случае, какие бы формы бюллетеней не подготавливались,
независимо от бюллетеней для голосования по объявленным вопросам необхо-
димо предусмотреть 10-15 бюллетеней для непредвиденного голосования по
вопросам, не содержащимся в сформулированной повестке дня Собрания, но
вытекающим из нее. Эти бюллетени подготавливаются аналогично бюллетеням
для "голосования по вопросу", но содержат не суть вопроса, а лишь его
номер, который будет присвоен вопросу согласно протоколу Собрания, где и
будет изложена конкретная формулировка вопроса. Такие бюллетени ис-
пользуются при голосовании по процедурным моментам проведения Собрания и
при голосовании по непредвиденным вопросам, требующих учета голосов.
Например, при вынесении решения о приостановке Собрания.
В бюллетене должно быть указано общее количество голосов во владении
акционера. Для удобства проведения голосования и подсчета голосов могут
быть подготовлены бюллетени, соответствующие определенному количеству
голосов (например, одному, трем, пяти, десяти, двадцати пяти и т.д. го-
лосам). Бюллетени разного достоинства могут быть разных цветов, размеров
и т.д. Кратность для дробления бюллетеней по голосам определяется коли-
чественным распределением акций среди акционеров Общества в каждом конк-
ретном случае. В этом случае для разрешения каждого вопроса акционер по-
лучает комплект бюллетеней, состоящий из дробных бюллетеней, суммарное
количество голосов по которым соответствует количеству голосов во владе-
нии акционера.
Например, если акционер владеет 35 голосами, он получит, если не выс-
кажет других пожеланий,
два бюллетеня - на 25 и 10 голосов.
В дальнейшем, если бюллетени разного достоинства будут содержать ка-
кие-либо отличительные, хорошо заметные черты, их легко разложить по
достоинству и просчитать общее количество голосов, которое они представ-
ляют. Такая процедура может значительно упростить подсчет голосов при
голосовании по отдельному вопросу. Этот тип бюллетеней особенно удобен,
если в Обществе предусматривается возможность "тайного" голосования".
В бюллетенях для закрытого голосования указывается только количество
акций, которыми владеет акционер, вопрос или список вопросов, по которым
проводится голосование, и возможные варианты голосования. Для того, что-
бы не изготавливать два комплекта бюллетеней: для открытого и тайного
голосования, и не усложнять процедуру проведения Собрания обменом бюлле-
теней, в случае, если Собрание вынесет решение о проведении тайного го-
лосования, удобно использовать бюллетени, в которых имя участника Собра-
ния и графа для его подписи вынесены в отдельную графу, оформленную в
виде отрывного талона.
Бюллетени печатаются на русском, а в республиках, автономных областях
и округах - также на соответствующих языках. При этом в каждом бюллетене
должен содержаться текст на каждом используемом языке.
На бюллетенях ставится печать Общества и\или той или иной его струк-
туры (например, отдела кадров) для исключения возможности их подделки.
В целях разрешения непредвиденных осложнений (например, акционер вы-
дал доверенность, но на Собрание явился сам) целесообразно, чтобы коли-
чество готовых комплектов бюллетеней несколько превышало число зарегист-
рированных акционеров: не более чем на 2%, но не менее чем на три комп-
лекта. На бюллетенях из дополнительных комплектов печать Общества не
ставится до момента выдачи акционерам.
Количество подготовленных бюллетеней каждого типа и их число, остав-
шееся после регистрации участников Собрания, должно фиксироваться в со-
ответствующем протоколе, который в дальнейшем будет приложен к протоколу
регистрации участников Собрания.
[14] ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИОННЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Ознакомление проводится по месту нахождения данных документов, напри-
мер, в Отделе по работе с ценными бумагами Общества, по устному требова-
нию заинтересованного лица при предъявлении его удостоверения личности.
Лицо, ответственное за проведение ознакомления, сверяет данные предос-
тавленного документа с содержащимися в Списке акционеров, имеющих право
участвовать в созываемом Собрании. Представителю акционеров документы
представляются только после предъявления им доверенности, заверенной в
установленном порядке, если последняя не хранится в Обществе.
Требование о предоставлении копии документов представляются в
письменном или устном виде и фиксируется в Журнале заявлений акционеров.
Копии затребованный документов изготавливаются в сроки, устанавливаемые
по взаимной договоренности, но не позднее, чем определено в Положении об
Общем собрании акционеров, после оплаты акционерами соответствующей сум-
мы в соответствии с имеющимся прейскурантом.
[15] ПРИЕМ БЮЛЛЕТЕНЕЙ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ И УЧЕТ ГОЛОСОВ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ
В НИХ
Если процедура проведения Собрания предусматривала рассылку бюллете-
ней для голосования, акционеры сообщают свое мнение письменно, заполнив
бюллетень согласно требованиям, содержащимся в нем, и указав номер удос-
товерения личности, если это установлено в Положении об Общем собрании
акционеров.
Бюллетени должны быть возвращены в Общество в срок не позднее, чем
установленная дата окончания приема бюллетеней.
Бюллетени могут поступать по адресу канцелярии Общества или структуры
Общества, работающей с акционерами или представляться Счетной комиссии
Общества или, если таковая отсутствует, лицам, специально назначенными
для этого Советом директоров и имеющими статус членов Временной Счетной
комиссии. Если бюллетени поступают по адресу канцелярии или структуры,
работающей с акционерами, они регистрируются как обычные заявления,
скрепляются с конвертами, в которых они поступили, и передаются Счетной
комиссии. Если бюллетени представляются в Общество под роспись - на них
указывается дата их предоставления в Общество, соответствующая указанной
в Журнале регистрации поступающих бюллетеней.
Все возвращаемые в Общество бюллетени фиксируются Счетной комиссией
или лицом, выполняющим ее функции, в специальном Журнале регистрации
поступающих бюллетеней, в котором указывается:
- дата поступления бюллетеней;
- фамилия, имя, отчество (наименование) подавшего их лица;
- количество голосующих акций, которое он представляет.
В таком журнале могут быть предусмотрены графы для фиксации результа-
тов голосования по поданному бюллетеню. Тогда результаты голосования мо-
гут подводиться постепенно, по мере поступления бюллетеней.
Все бюллетени, поступившие в Общество после даты окончания приема,
фиксируются, но при подведении итогов голосования не учитываются.
В срок, установленный в Положении об Общем собрании акционеров, Счет-
ная комиссия обязана подвести окончательные итоги голосования по подан-
ным бюллетеням. Независимо от того, подводились ли результаты голосова-
ния по мере поступления бюллетеней, Счетная комиссия должна в этот день
провести подсчет голосов по всем поступившим бюллетеням.
[16] СЕКРЕТАРИАТ СОБРАНИЯ
Специальным постановлением Совета директоров для подготовки и прове-
дения Собрания формируется Секретариат Собрания. Он решает организацион-
ные вопросы проведения Собрания на основании решений Совета директоров и
председателя совета.
Члены Секретариата выполняют техническую работу. Численный состав
Секретариата (1020 человек) определяется количеством акционеров в Об-
ществе и предполагаемым объемом работ.
Возглавляет работу Секретариата Секретарь Совета директоров или иное
лицо, назначенное Советом директоров.
Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров,
должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Со-
вете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Сек-
ретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут
быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и прове-
дению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из
персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только коорди-
национную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению
Собрания акционеров должны быть возложены специальным постановлением на
одного из членов Совета директоров.
Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении
Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании
акционеров.
Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бу-
магами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета ди-
ректоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности
каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять
свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной
работы.
В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.
О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комис-
сии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмот-
рено внутренними документами Общества.
[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОР-
МЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ
Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем
собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистриро-
ваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени
для голосования.
Сроки регистрации
Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров
Общества.
Регистрация может начинаться:
- в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но
не менее чем за полчаса до начала Собрания;
- иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения
Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой чис-
ленностью акционеров.
Организация места проведения
Регистрация организуется по месту проведения Собрания и ее процедура
во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания
в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства
регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на
несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп
акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы
акционеров проводят 1-2 человека.
У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных
бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акцио-
неров, табличек для голосования, информационных материалов, если предус-
мотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет
регистрироваться в данном месте согласно списку.
Выдаче мандатов и бюллетеней
Мандаты и бюллетени могут быть:
- подготовлены заранее;
- выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.
Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, име-
ющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту
регистрации на зарегистрировавшееся лицо.
Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участ-
вовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров, либо на участ-
ников Собрания по Списку участников Собрания. Главное отличие в регист-
рации будет состоять в том, что доверенному лицу, уполномоченному предс-
тавлять интересы нескольких акционеров:
- в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акцио-
нера, выдавшего доверенность;
- во втором - ему выписывается один документ, в котором указывается
общее количество голосов, принадлежащее в совокупности всем доверителям.
Возможно несколько вариантов выдачи бюллетеней:
1. Весь комплект бюллетеней может выдаваться вместе с мандатом при
регистрации.
2. При регистрации выдаются только бюллетени для голосования без ука-
зания вопроса повестки дня; остальные - после окончания регистрации или
перед голосованием.
3. Если регистрация проводится за несколько дней до Собрания, акцио-
неру выдается только мандат. Бюллетени участник Собрания в этом случае
получает по мандату в день Собрания или перед началом голосования.
При принятии решения о порядке и сроках выдачи бюллетеней необходимо
помнить, что предварительная выдача бюллетеней может сопровождаться их
потерей или заменой в случае, если Собрание будет отложено или перенесе-
но.
Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
- предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его
личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не пре-
дусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество,
участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистра-
ции;
- получает мандат и бюллетени на голосование;
- удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистра-
ции.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по
журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведе-
ния Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров,
имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистра-
ции доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллете-
ней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюлле-
теней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится
ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитываю-
щиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об
этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принад-
лежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведе-
ния об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в
Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании
других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверен-
ность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в
Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в
Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для
голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционе-
ров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен заре-
гистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить
свои бюллетени для голосования.
Если акционер владеет привилегированными акциями Общества, дающими
ему право на участие в Собрании, ему выдается только мандат. Бюллетени
для голосования представляются ему только в случаях, когда он имеет право
участвовать в голосовании.
Если акционер, приславший свои бюллетени в Общество в установленный
срок, о чем в соответствующей графе Журнала регистрации акционеров стоит
соответствующая отметка, явился на Собрание лично, он получает при ре-
гистрации только мандаты (если их выдача предусмотрена решением Советом
директоров) и информационные материалы, удостоверяя своей подписью
только факт присутствия на Собрании.
Если акционер выдал доверенность, но явился на Собрание лично, он
должен зарегистрироваться в Журнале доверенных лиц в графе личной ре-
гистрации. При этом:
- если доверенное лицо является на регистрацию после него, оно авто-
матически утрачивает право представления этого акционера;
- если представитель уже зарегистрировался, акционер, в случае если
он заранее явно не отменил выданную доверенность, не имеет право
предъявлять Обществу требовании допустить его к Собранию и голосованию.
Отношение между акционером и его представителем регулируются внутренним
соглашением данных лиц. Однако при достижения согласия между этими двумя
лицами Общество может по решению Счетной комиссии пойти им на встречу и
перерегистрировать данных участников Собрания, при необходимости выписав
новые бюллетени в обмен на выданные.
Если в обществе за акционерами закреплено право представлять доверен-
ности при регистрации, доверенное лицо регистрируется в Журнале регист-
рации акционеров напротив фамилии каждого акционера, выдавшего доверен-
ность. При этом доверенное лицо в день Собрания должно сначала зарегист-
рировать доверенность в Журнале регистрации доверенностей, о чем на ней
ставится соответствующая отметка. Только после этого регистрационная
группа имеет право допустить его до участия в Собрании и голосовании.
Доверенные лица, независимо от того, зарегистрировались ли они как
акционеры, получают право участия в Собрании и бюллетени для голосования
по выписанным на них доверенностям при регистрации в Журнале регистрации
доверенных лиц.
При регистрации:
- доверенное лицо называет номер выданной на него доверенности и
представляет требуемые документы;
- если доверенное лицо не является акционером Общества, ему выписыва-
ется мандат; если представитель является акционером, он участвует в Соб-
рании по мандату, выданному при регистрации в Журнале акционеров;
- получает бюллетени для голосования;
- регистрируется, ставя свою подпись в соответствующей графе о ре-
гистрации представителя.
При выдаче бюллетеней доверенному лицу можно воспользоваться следую-
щими рекомендациями:
1) Если бюллетени готовятся заранее, представителю выдаются именные
бюллетени на каждого акционера, выдавшего ему доверенность. В бюллетене
должно быть указано, что голосование по ним проходит по доверенности.
2) Если бланки бюллетеней заполняются при регистрации, на него выпи-
сывается один бюллетень с указанием суммарного количества голосов, кото-
рые он представляет, за исключением тех голосов, которые ему переданы по
доверенности с указанием варианта голосования. По последним представите-
лю выдаются отдельные бюллетени уполномочивших его акционеров, в которых
указано количество голосов, принадлежащих данному акционеру.
При регистрации доверенного лица после того, как один из акционеров
отменил выданную доверенность, он:
- либо получает именные бюллетени на всех акционеров, выдавших дове-
ренности на него, за исключением бюллетеней явившегося на Собрание акци-
онера;
- либо в его бюллетене указывается суммарное количество доверенных
голосов за вычетом числа голосов лично явившегося акционера.
Лица, регистрирующие доверенное лицо, в случае необходимости могут
внести соответствующее корректировку в графу бюллетеня, указывающую ко-
личество голосов доверенного лица, удостоверив это по меньшей мере двумя
подписями, одна из которых принадлежит Председателю Счетной комиссии.
Копии всех документов, утверждаемых на Общем собрании акционеров
(внутренних нормативных документов, отчетов, балансов и т.п.), должны
находиться в доступном месте, где каждый участник Собрания мог бы с ними
ознакомиться. Например, на каждом столе регистрации или у Секретаря Соб-
рания.
Протокол регистрации
После истечения времени, выделенного на регистрацию, ответственное за
регистрацию лицо собирает все Журналы регистрации вместе и передает
Счетной комиссии, которая должна подвести ее окончательные итоги. Однов-
ременно Счетной комиссии передаются все изготовленные Обществом, но не-
использованные бюллетени.
Журналы опечатываются. Их достоверность удостоверяется подписью Пред-
седателя Счетной комиссии и Секретарем Собрания (ответственным за ре-
гистрацию, если он одновременно не являлся Председателем Счетной комис-
сии).
По итогам регистрации участников Собрания Счетная комиссия составляет
Протокол регистрации участников Собрания. К нему прикладываются:
- опечатанные журналы регистрации;
- протоколы итогов предварительной регистрации и другие протоколы,
составленные регистрационной группой;
- протокол о выданных бюллетенях для голосования, в котором указыва-
ется какое количество каждого используемого на Собрании типа бюллетеней
было подготовлено Обществом, выдано участникам Собрания и осталось не
использованным. Не использованные бюллетени подлежат уничтожению.
[19] ВОПРОСЫ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ В ОЧНОЙ ФОРМЕ
Общее собрание проводится в заранее установленном месте, как правило,
по месту нахождения Общества. Если нет возможности использовать здания,
находящиеся в собственности Общества, администрация арендует подходящее
здание из государственной или муниципальной собственности или у частных
собственников.
Если Положение об Общем собрании акционеров предусмотрена процедура
тайного голосования, помещение для Собрания должно иметь место для обо-
рудованных кабин для тайного голосования, либо пригодные для тайного го-
лосования комнаты. Вход в кабины для тайного голосования, выход из них,
а также путь от них к урнам для бюллетеней и сами урны должны находиться
в поле зрения наблюдателей и Счетной комиссии.
Процедура ведения Собрания включает:
- определение кворума (доклад о результатах регистрации);
- объявление об открытии Собрания;
- формирование рабочих органов Собрания;
- установление Регламента процедуры ведения Собрания;
- обсуждение вопросов, включенных в повестку дня;
- принятие решений по вопросам повестки дня (голосование);
- оглашение итогов голосования, если их представление не предусмотре-
но в другие сроки;
- закрытие Собрания.
[19.1] Кворум Собрания.
К началу заседания в Секретариате подводятся предварительные итоги
регистрации.
По результатам подсчета зарегистрировавшихся участников Собрания
оформляется Протокол предварительных результатов регистрации участников
Собрания, отражающий информацию о количестве акций у зарегистрировавших-
ся участников Собрания и информацию о наличии кворума. Председатель
Счетной комиссии доводит результаты регистрации до сведения Собрания,
объявляя количество присутствующих.
При подсчете кворума действуют принятые правила округления, согласно
которым при нечетном количестве размещенных голосующих акций Общества,
для которого величина 50% является дробной, для вычисления кворума к це-
лому числу дроби прибавляется единица.
Например, если в обществе количество размещенных голосующих акций -
501 акция, кворум на Собрании будет обеспечиваться присутствием вла-
дельцев (501:2)+1=252 акций.
Если кворум к началу Собрания существует, Собрание считается откры-
тым. После окончания времени, отведенного на регистрацию, ее данные
уточняются и доводятся до сведения Собрания. Если кворум не Собран, на-
чало заседания откладывается на 30 минут.
Через 30 мин после назначенного срока заседания в Секретариате закан-
чивается регистрация и подводятся окончательные итоги регистрации.
Если по итогам регистрации кворум не собран, назначается новое Собра-
ние.
[19.2] Формирование рабочих органов Собрания
Собрание открывает Председатель Собрания.
Председатель Собрания представляет членов Президиума и сообщает о
том, кто будет вести Собрание. Члены Президиума могут вести Собрание по
очереди, если на это нет возражений со стороны участников Собрания.
Если акционер в процессе Собрания выразит желание выступить, он дол-
жен сформулировать вопрос, по которому он хотел бы выступить, в письмен-
ной форме и подать заявление в Секретариат Собрания.
В зале должно быть выделено специальное место для членов Секретариа-
та, ведущих протокол и обрабатывающих заявления акционеров. Предвари-
тельную обработку заявлений проводит Секретарь Собрания, который с соот-
ветствующими комментариями передает их Председателю Собрания. Последний
обязан доложить обо всех переданных ему из Секретариата заявлениях, по
возможности ответить и прокомментировать их, в том числе отклонить тре-
бования, не относящиеся к повестке дня Собрания.
Далее к работе приступает ведущий Собрания. В начале заседания форми-
руются рабочие органы Собрания.
Рабочие органы, если не оговорено иное и нет иного требования акцио-
неров, могут утверждаться простым большинством участников Собрания.
Рабочие органы Собрания формируются заранее на основании решений Со-
вета директоров и заявлений акционеров, поданных в установленном поряд-
ке.
К рабочим органам Собрания относятся:
Председатель Собрания;
группа ведения протокола;
Счетная комиссия;
группа регистрации;
Президиум Собрания;
группа наблюдателей.
Утверждения членов рабочих органов Собрания требуется на самом Собра-
нии лишь в случаях, предусмотренных Положением об Общем собрании акцио-
неров.
[19.2] Регламент процедуры ведения Собрания
Ведущий оглашает повестку дня и предлагает утвердить Регламент ее
рассмотрения. Регламент процедуры ведения Собрания предлагается Советом
директоров и утверждается на Собрании.
Регламент проведения Собрания определяет конкретный порядок выступле-
ния участников Собрания по тому или иному вопросу повестки дня, в том
числе количество выступающих, общее время, выделяемое на обсуждении того
или иного вопроса повестки дня, максимальное время выступления одного
участника, порядок и сроки голосования и т.д.
фавитном или ином порядке фамилия, имя, отчество и год рождения всех за-
регистрированных кандидатов. Справа против имени кандидата помещается
либо три пустых квадрата, соответствующих вариантам голосования "за",
"против", "воздержался", либо один квадрат, соответствующий варианту го-
лосования "за", а в конце списка кандидатов помещается строка "Против
всех кандидатов".
В любом случае, какие бы формы бюллетеней не подготавливались,
независимо от бюллетеней для голосования по объявленным вопросам необхо-
димо предусмотреть 10-15 бюллетеней для непредвиденного голосования по
вопросам, не содержащимся в сформулированной повестке дня Собрания, но
вытекающим из нее. Эти бюллетени подготавливаются аналогично бюллетеням
для "голосования по вопросу", но содержат не суть вопроса, а лишь его
номер, который будет присвоен вопросу согласно протоколу Собрания, где и
будет изложена конкретная формулировка вопроса. Такие бюллетени ис-
пользуются при голосовании по процедурным моментам проведения Собрания и
при голосовании по непредвиденным вопросам, требующих учета голосов.
Например, при вынесении решения о приостановке Собрания.
В бюллетене должно быть указано общее количество голосов во владении
акционера. Для удобства проведения голосования и подсчета голосов могут
быть подготовлены бюллетени, соответствующие определенному количеству
голосов (например, одному, трем, пяти, десяти, двадцати пяти и т.д. го-
лосам). Бюллетени разного достоинства могут быть разных цветов, размеров
и т.д. Кратность для дробления бюллетеней по голосам определяется коли-
чественным распределением акций среди акционеров Общества в каждом конк-
ретном случае. В этом случае для разрешения каждого вопроса акционер по-
лучает комплект бюллетеней, состоящий из дробных бюллетеней, суммарное
количество голосов по которым соответствует количеству голосов во владе-
нии акционера.
Например, если акционер владеет 35 голосами, он получит, если не выс-
кажет других пожеланий,
два бюллетеня - на 25 и 10 голосов.
В дальнейшем, если бюллетени разного достоинства будут содержать ка-
кие-либо отличительные, хорошо заметные черты, их легко разложить по
достоинству и просчитать общее количество голосов, которое они представ-
ляют. Такая процедура может значительно упростить подсчет голосов при
голосовании по отдельному вопросу. Этот тип бюллетеней особенно удобен,
если в Обществе предусматривается возможность "тайного" голосования".
В бюллетенях для закрытого голосования указывается только количество
акций, которыми владеет акционер, вопрос или список вопросов, по которым
проводится голосование, и возможные варианты голосования. Для того, что-
бы не изготавливать два комплекта бюллетеней: для открытого и тайного
голосования, и не усложнять процедуру проведения Собрания обменом бюлле-
теней, в случае, если Собрание вынесет решение о проведении тайного го-
лосования, удобно использовать бюллетени, в которых имя участника Собра-
ния и графа для его подписи вынесены в отдельную графу, оформленную в
виде отрывного талона.
Бюллетени печатаются на русском, а в республиках, автономных областях
и округах - также на соответствующих языках. При этом в каждом бюллетене
должен содержаться текст на каждом используемом языке.
На бюллетенях ставится печать Общества и\или той или иной его струк-
туры (например, отдела кадров) для исключения возможности их подделки.
В целях разрешения непредвиденных осложнений (например, акционер вы-
дал доверенность, но на Собрание явился сам) целесообразно, чтобы коли-
чество готовых комплектов бюллетеней несколько превышало число зарегист-
рированных акционеров: не более чем на 2%, но не менее чем на три комп-
лекта. На бюллетенях из дополнительных комплектов печать Общества не
ставится до момента выдачи акционерам.
Количество подготовленных бюллетеней каждого типа и их число, остав-
шееся после регистрации участников Собрания, должно фиксироваться в со-
ответствующем протоколе, который в дальнейшем будет приложен к протоколу
регистрации участников Собрания.
[14] ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИОННЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Ознакомление проводится по месту нахождения данных документов, напри-
мер, в Отделе по работе с ценными бумагами Общества, по устному требова-
нию заинтересованного лица при предъявлении его удостоверения личности.
Лицо, ответственное за проведение ознакомления, сверяет данные предос-
тавленного документа с содержащимися в Списке акционеров, имеющих право
участвовать в созываемом Собрании. Представителю акционеров документы
представляются только после предъявления им доверенности, заверенной в
установленном порядке, если последняя не хранится в Обществе.
Требование о предоставлении копии документов представляются в
письменном или устном виде и фиксируется в Журнале заявлений акционеров.
Копии затребованный документов изготавливаются в сроки, устанавливаемые
по взаимной договоренности, но не позднее, чем определено в Положении об
Общем собрании акционеров, после оплаты акционерами соответствующей сум-
мы в соответствии с имеющимся прейскурантом.
[15] ПРИЕМ БЮЛЛЕТЕНЕЙ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ И УЧЕТ ГОЛОСОВ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ
В НИХ
Если процедура проведения Собрания предусматривала рассылку бюллете-
ней для голосования, акционеры сообщают свое мнение письменно, заполнив
бюллетень согласно требованиям, содержащимся в нем, и указав номер удос-
товерения личности, если это установлено в Положении об Общем собрании
акционеров.
Бюллетени должны быть возвращены в Общество в срок не позднее, чем
установленная дата окончания приема бюллетеней.
Бюллетени могут поступать по адресу канцелярии Общества или структуры
Общества, работающей с акционерами или представляться Счетной комиссии
Общества или, если таковая отсутствует, лицам, специально назначенными
для этого Советом директоров и имеющими статус членов Временной Счетной
комиссии. Если бюллетени поступают по адресу канцелярии или структуры,
работающей с акционерами, они регистрируются как обычные заявления,
скрепляются с конвертами, в которых они поступили, и передаются Счетной
комиссии. Если бюллетени представляются в Общество под роспись - на них
указывается дата их предоставления в Общество, соответствующая указанной
в Журнале регистрации поступающих бюллетеней.
Все возвращаемые в Общество бюллетени фиксируются Счетной комиссией
или лицом, выполняющим ее функции, в специальном Журнале регистрации
поступающих бюллетеней, в котором указывается:
- дата поступления бюллетеней;
- фамилия, имя, отчество (наименование) подавшего их лица;
- количество голосующих акций, которое он представляет.
В таком журнале могут быть предусмотрены графы для фиксации результа-
тов голосования по поданному бюллетеню. Тогда результаты голосования мо-
гут подводиться постепенно, по мере поступления бюллетеней.
Все бюллетени, поступившие в Общество после даты окончания приема,
фиксируются, но при подведении итогов голосования не учитываются.
В срок, установленный в Положении об Общем собрании акционеров, Счет-
ная комиссия обязана подвести окончательные итоги голосования по подан-
ным бюллетеням. Независимо от того, подводились ли результаты голосова-
ния по мере поступления бюллетеней, Счетная комиссия должна в этот день
провести подсчет голосов по всем поступившим бюллетеням.
[16] СЕКРЕТАРИАТ СОБРАНИЯ
Специальным постановлением Совета директоров для подготовки и прове-
дения Собрания формируется Секретариат Собрания. Он решает организацион-
ные вопросы проведения Собрания на основании решений Совета директоров и
председателя совета.
Члены Секретариата выполняют техническую работу. Численный состав
Секретариата (1020 человек) определяется количеством акционеров в Об-
ществе и предполагаемым объемом работ.
Возглавляет работу Секретариата Секретарь Совета директоров или иное
лицо, назначенное Советом директоров.
Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров,
должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Со-
вете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Сек-
ретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут
быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и прове-
дению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из
персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только коорди-
национную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению
Собрания акционеров должны быть возложены специальным постановлением на
одного из членов Совета директоров.
Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении
Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании
акционеров.
Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бу-
магами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета ди-
ректоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности
каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять
свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной
работы.
В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.
О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комис-
сии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмот-
рено внутренними документами Общества.
[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОР-
МЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ
Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем
собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистриро-
ваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени
для голосования.
Сроки регистрации
Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров
Общества.
Регистрация может начинаться:
- в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но
не менее чем за полчаса до начала Собрания;
- иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения
Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой чис-
ленностью акционеров.
Организация места проведения
Регистрация организуется по месту проведения Собрания и ее процедура
во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания
в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства
регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на
несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп
акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы
акционеров проводят 1-2 человека.
У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных
бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акцио-
неров, табличек для голосования, информационных материалов, если предус-
мотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет
регистрироваться в данном месте согласно списку.
Выдаче мандатов и бюллетеней
Мандаты и бюллетени могут быть:
- подготовлены заранее;
- выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.
Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, име-
ющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту
регистрации на зарегистрировавшееся лицо.
Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участ-
вовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров, либо на участ-
ников Собрания по Списку участников Собрания. Главное отличие в регист-
рации будет состоять в том, что доверенному лицу, уполномоченному предс-
тавлять интересы нескольких акционеров:
- в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акцио-
нера, выдавшего доверенность;
- во втором - ему выписывается один документ, в котором указывается
общее количество голосов, принадлежащее в совокупности всем доверителям.
Возможно несколько вариантов выдачи бюллетеней:
1. Весь комплект бюллетеней может выдаваться вместе с мандатом при
регистрации.
2. При регистрации выдаются только бюллетени для голосования без ука-
зания вопроса повестки дня; остальные - после окончания регистрации или
перед голосованием.
3. Если регистрация проводится за несколько дней до Собрания, акцио-
неру выдается только мандат. Бюллетени участник Собрания в этом случае
получает по мандату в день Собрания или перед началом голосования.
При принятии решения о порядке и сроках выдачи бюллетеней необходимо
помнить, что предварительная выдача бюллетеней может сопровождаться их
потерей или заменой в случае, если Собрание будет отложено или перенесе-
но.
Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
- предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его
личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не пре-
дусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество,
участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистра-
ции;
- получает мандат и бюллетени на голосование;
- удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистра-
ции.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по
журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведе-
ния Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров,
имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистра-
ции доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллете-
ней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюлле-
теней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится
ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитываю-
щиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об
этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принад-
лежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведе-
ния об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в
Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании
других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверен-
ность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в
Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в
Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для
голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционе-
ров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен заре-
гистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить
свои бюллетени для голосования.
Если акционер владеет привилегированными акциями Общества, дающими
ему право на участие в Собрании, ему выдается только мандат. Бюллетени
для голосования представляются ему только в случаях, когда он имеет право
участвовать в голосовании.
Если акционер, приславший свои бюллетени в Общество в установленный
срок, о чем в соответствующей графе Журнала регистрации акционеров стоит
соответствующая отметка, явился на Собрание лично, он получает при ре-
гистрации только мандаты (если их выдача предусмотрена решением Советом
директоров) и информационные материалы, удостоверяя своей подписью
только факт присутствия на Собрании.
Если акционер выдал доверенность, но явился на Собрание лично, он
должен зарегистрироваться в Журнале доверенных лиц в графе личной ре-
гистрации. При этом:
- если доверенное лицо является на регистрацию после него, оно авто-
матически утрачивает право представления этого акционера;
- если представитель уже зарегистрировался, акционер, в случае если
он заранее явно не отменил выданную доверенность, не имеет право
предъявлять Обществу требовании допустить его к Собранию и голосованию.
Отношение между акционером и его представителем регулируются внутренним
соглашением данных лиц. Однако при достижения согласия между этими двумя
лицами Общество может по решению Счетной комиссии пойти им на встречу и
перерегистрировать данных участников Собрания, при необходимости выписав
новые бюллетени в обмен на выданные.
Если в обществе за акционерами закреплено право представлять доверен-
ности при регистрации, доверенное лицо регистрируется в Журнале регист-
рации акционеров напротив фамилии каждого акционера, выдавшего доверен-
ность. При этом доверенное лицо в день Собрания должно сначала зарегист-
рировать доверенность в Журнале регистрации доверенностей, о чем на ней
ставится соответствующая отметка. Только после этого регистрационная
группа имеет право допустить его до участия в Собрании и голосовании.
Доверенные лица, независимо от того, зарегистрировались ли они как
акционеры, получают право участия в Собрании и бюллетени для голосования
по выписанным на них доверенностям при регистрации в Журнале регистрации
доверенных лиц.
При регистрации:
- доверенное лицо называет номер выданной на него доверенности и
представляет требуемые документы;
- если доверенное лицо не является акционером Общества, ему выписыва-
ется мандат; если представитель является акционером, он участвует в Соб-
рании по мандату, выданному при регистрации в Журнале акционеров;
- получает бюллетени для голосования;
- регистрируется, ставя свою подпись в соответствующей графе о ре-
гистрации представителя.
При выдаче бюллетеней доверенному лицу можно воспользоваться следую-
щими рекомендациями:
1) Если бюллетени готовятся заранее, представителю выдаются именные
бюллетени на каждого акционера, выдавшего ему доверенность. В бюллетене
должно быть указано, что голосование по ним проходит по доверенности.
2) Если бланки бюллетеней заполняются при регистрации, на него выпи-
сывается один бюллетень с указанием суммарного количества голосов, кото-
рые он представляет, за исключением тех голосов, которые ему переданы по
доверенности с указанием варианта голосования. По последним представите-
лю выдаются отдельные бюллетени уполномочивших его акционеров, в которых
указано количество голосов, принадлежащих данному акционеру.
При регистрации доверенного лица после того, как один из акционеров
отменил выданную доверенность, он:
- либо получает именные бюллетени на всех акционеров, выдавших дове-
ренности на него, за исключением бюллетеней явившегося на Собрание акци-
онера;
- либо в его бюллетене указывается суммарное количество доверенных
голосов за вычетом числа голосов лично явившегося акционера.
Лица, регистрирующие доверенное лицо, в случае необходимости могут
внести соответствующее корректировку в графу бюллетеня, указывающую ко-
личество голосов доверенного лица, удостоверив это по меньшей мере двумя
подписями, одна из которых принадлежит Председателю Счетной комиссии.
Копии всех документов, утверждаемых на Общем собрании акционеров
(внутренних нормативных документов, отчетов, балансов и т.п.), должны
находиться в доступном месте, где каждый участник Собрания мог бы с ними
ознакомиться. Например, на каждом столе регистрации или у Секретаря Соб-
рания.
Протокол регистрации
После истечения времени, выделенного на регистрацию, ответственное за
регистрацию лицо собирает все Журналы регистрации вместе и передает
Счетной комиссии, которая должна подвести ее окончательные итоги. Однов-
ременно Счетной комиссии передаются все изготовленные Обществом, но не-
использованные бюллетени.
Журналы опечатываются. Их достоверность удостоверяется подписью Пред-
седателя Счетной комиссии и Секретарем Собрания (ответственным за ре-
гистрацию, если он одновременно не являлся Председателем Счетной комис-
сии).
По итогам регистрации участников Собрания Счетная комиссия составляет
Протокол регистрации участников Собрания. К нему прикладываются:
- опечатанные журналы регистрации;
- протоколы итогов предварительной регистрации и другие протоколы,
составленные регистрационной группой;
- протокол о выданных бюллетенях для голосования, в котором указыва-
ется какое количество каждого используемого на Собрании типа бюллетеней
было подготовлено Обществом, выдано участникам Собрания и осталось не
использованным. Не использованные бюллетени подлежат уничтожению.
[19] ВОПРОСЫ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ В ОЧНОЙ ФОРМЕ
Общее собрание проводится в заранее установленном месте, как правило,
по месту нахождения Общества. Если нет возможности использовать здания,
находящиеся в собственности Общества, администрация арендует подходящее
здание из государственной или муниципальной собственности или у частных
собственников.
Если Положение об Общем собрании акционеров предусмотрена процедура
тайного голосования, помещение для Собрания должно иметь место для обо-
рудованных кабин для тайного голосования, либо пригодные для тайного го-
лосования комнаты. Вход в кабины для тайного голосования, выход из них,
а также путь от них к урнам для бюллетеней и сами урны должны находиться
в поле зрения наблюдателей и Счетной комиссии.
Процедура ведения Собрания включает:
- определение кворума (доклад о результатах регистрации);
- объявление об открытии Собрания;
- формирование рабочих органов Собрания;
- установление Регламента процедуры ведения Собрания;
- обсуждение вопросов, включенных в повестку дня;
- принятие решений по вопросам повестки дня (голосование);
- оглашение итогов голосования, если их представление не предусмотре-
но в другие сроки;
- закрытие Собрания.
[19.1] Кворум Собрания.
К началу заседания в Секретариате подводятся предварительные итоги
регистрации.
По результатам подсчета зарегистрировавшихся участников Собрания
оформляется Протокол предварительных результатов регистрации участников
Собрания, отражающий информацию о количестве акций у зарегистрировавших-
ся участников Собрания и информацию о наличии кворума. Председатель
Счетной комиссии доводит результаты регистрации до сведения Собрания,
объявляя количество присутствующих.
При подсчете кворума действуют принятые правила округления, согласно
которым при нечетном количестве размещенных голосующих акций Общества,
для которого величина 50% является дробной, для вычисления кворума к це-
лому числу дроби прибавляется единица.
Например, если в обществе количество размещенных голосующих акций -
501 акция, кворум на Собрании будет обеспечиваться присутствием вла-
дельцев (501:2)+1=252 акций.
Если кворум к началу Собрания существует, Собрание считается откры-
тым. После окончания времени, отведенного на регистрацию, ее данные
уточняются и доводятся до сведения Собрания. Если кворум не Собран, на-
чало заседания откладывается на 30 минут.
Через 30 мин после назначенного срока заседания в Секретариате закан-
чивается регистрация и подводятся окончательные итоги регистрации.
Если по итогам регистрации кворум не собран, назначается новое Собра-
ние.
[19.2] Формирование рабочих органов Собрания
Собрание открывает Председатель Собрания.
Председатель Собрания представляет членов Президиума и сообщает о
том, кто будет вести Собрание. Члены Президиума могут вести Собрание по
очереди, если на это нет возражений со стороны участников Собрания.
Если акционер в процессе Собрания выразит желание выступить, он дол-
жен сформулировать вопрос, по которому он хотел бы выступить, в письмен-
ной форме и подать заявление в Секретариат Собрания.
В зале должно быть выделено специальное место для членов Секретариа-
та, ведущих протокол и обрабатывающих заявления акционеров. Предвари-
тельную обработку заявлений проводит Секретарь Собрания, который с соот-
ветствующими комментариями передает их Председателю Собрания. Последний
обязан доложить обо всех переданных ему из Секретариата заявлениях, по
возможности ответить и прокомментировать их, в том числе отклонить тре-
бования, не относящиеся к повестке дня Собрания.
Далее к работе приступает ведущий Собрания. В начале заседания форми-
руются рабочие органы Собрания.
Рабочие органы, если не оговорено иное и нет иного требования акцио-
неров, могут утверждаться простым большинством участников Собрания.
Рабочие органы Собрания формируются заранее на основании решений Со-
вета директоров и заявлений акционеров, поданных в установленном поряд-
ке.
К рабочим органам Собрания относятся:
Председатель Собрания;
группа ведения протокола;
Счетная комиссия;
группа регистрации;
Президиум Собрания;
группа наблюдателей.
Утверждения членов рабочих органов Собрания требуется на самом Собра-
нии лишь в случаях, предусмотренных Положением об Общем собрании акцио-
неров.
[19.2] Регламент процедуры ведения Собрания
Ведущий оглашает повестку дня и предлагает утвердить Регламент ее
рассмотрения. Регламент процедуры ведения Собрания предлагается Советом
директоров и утверждается на Собрании.
Регламент проведения Собрания определяет конкретный порядок выступле-
ния участников Собрания по тому или иному вопросу повестки дня, в том
числе количество выступающих, общее время, выделяемое на обсуждении того
или иного вопроса повестки дня, максимальное время выступления одного
участника, порядок и сроки голосования и т.д.