Страница:
торской и другой деятельности предприятия:
осуществляет руководство подчиненными структурными подразделениями и
лицами, осуществляющими работу по защите коммерческой тайны;
организует и ведет специальное делопроизводство; контролирует обеспе-
чение установленного порядка размножения документов, содержащих сведе-
ния, касающиеся коммерческой тайны, их учета, хранения и пользования ими
в архивах, библиотеках и отделах (бюро) технической документации;
контролирует соблюдение правил обращения с документами, содержащими
информацию, относящуюся к коммерческой тайне предприятия, и своевремен-
ное их возвращение в службу безопасности;
обеспечивает соблюдение правил рассылки документов, содержащих сведе-
ния, касающиеся коммерческой тайны предприятия;
принимает меры к внедрению средств механизации и автоматизации в про-
цесс ведения специального делопроизводства и обеспечивает контроль за
соблюдением правил хранения и эксплуатации средств, предназначенных для
размножения документов, содержащих коммерческую тайну;
изучает все стороны деятельности предприятия для выявления и закрытия
возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне:
проводит аналитическую работу;
участвует в разработке и осуществлении мероприятий по защите информа-
ции, составляющей коммерческую тайну предприятия, от возможной утечки по
техническим каналам в процессе ее передачи, накопления и использования;
организует проведение профилактической работы с работниками предприя-
тия по соблюдению требований по защите коммерческой тайны:
принимает участие в проведении расследований по фактам разглашения
коммерческой тайны предприятия, утраты документов и изделий, имеющих от-
ношение к коммерческой тайне;
организует учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерчес-
кой тайны предприятия;
осуществляет мероприятия, обеспечивающие допуск к работам, документам
и изделиям, относящимся к коммерческой тайне предприятия, только тех
лиц, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей:
участвует в подборе лиц, командируемых на другие предприятия;
проводит инструктаж лиц, допущенных к коммерческой тайне:
участвует в обеспечении пропускного и внутриобъектового режима, охра-
ны учреждений и их режимных зданий, помещений, территорий, хранилищ;
участвует в определении эффективности инженерно-технических средств
охраны фирмы и разработке предложений по их совершенствованию;
принимает меры по предотвращению чрезвычайных происшествий на предп-
риятии.
2.7. Подразделениям безопасности предоставляется право:
требовать от всех работников предприятия выполнения требований норма-
тивных актов, регулирующих порядок сохранения коммерческой тайны;
привлекать в необходимых случаях специалистов предприятия к работе по
обеспечению сохранения коммерческой тайны;
проводить проверки состояния и организации работы по защите коммер-
ческой тайны предприятия:
давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководи-
телям структурных подразделений предприятия и подчиненных ему организа-
ций по вопросам обеспечения сохранности коммерческой тайны;
в случае нанесения ущерба работником предприятия ходатайствовать пе-
ред руководителем о привлечении его к уголовной, административной, граж-
данско-правовой и другой ответственности в соответствии с законода-
тельством РФ.
3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
3.1. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия,
осуществляет руководитель предприятия.
К данным сведениям допускаются только те лица, которым такая информа-
ция необходима для выполнения их служебных обязанностей.
3.2. При решении вопроса о допуске сотрудников предприятия к сведени-
ям, составляющим коммерческую тайну предприятия, должны учитываться:
нравственные и деловые качества допускаемого; способность хранить
коммерческую тайну;
временный или постоянный характер работы;
наличие информации о привлечении кандидата к уголовной ответственнос-
ти; факты совершения и склонность к аморальным проступкам (пьянство,
наркомания и т.п.), вследствие которых может наступить разглашение све-
дений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также информация
об утрате документов (изделий), содержащих такие сведения;
Если в результате дополнительного изучения кандидата выявлены обстоя-
тельства, имеющие значение для принятия решения о допуске, то о них ста-
вится в известность руководитель предприятия, который по данной информа-
ции принимает соответствующее решение.
3.3. После принятия решения о допуске исполнитель подписывает соот-
ветствующее обязательство о неразглашении коммерческой тайны предприятия
с указанием срока действия этих обязательств.
Служба безопасности, режимно-секретный орган или другое спецподраэде-
ление организует учет осведомленности лиц, допущенных к сведениям, сос-
тавляющим коммерческую тайну предприятия.
4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим
коммерческую тайну предприятия
4.1. Разрешения на доступ к документам с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
даются только в письменном виде: на карточках разрешений, на списках оз-
накомления, на самих документах или в форме приказов (указаний).
4.2. В случае, когда исполнитель допускается только к части докумен-
та, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы,
части или страницы, к которым он допускается, а сотрудники подразделения
специального дело-
производства должны принимать необходимые меры, исключающие возмож-
ность ознакомления с другими частями документа.
4.3. Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам.
В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней
стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудни-
ков, допущенных к документам, подшитым в дело. Список заверяется под-
писью сотрудника подразделения специального делопроизводства.
Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле
производится по письменному разрешению соответствующего руководителя.
При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны
быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими доку-
ментами, подшитыми в дело.
Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным де-
лам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по
письменному представлению руководителя соответствующего подразделения.
4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на са-
мом документе в виде резолюции соответствующего руководителя.
4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных
сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну
предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после
предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на вы-
полнение задания.
В предписании кратко указывается основание командирования (номер и
дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно
сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ команди-
руемый.
Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и
заверяется печатью последнего.
Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в
службе безопасности до окончания срока действия совместного договора.
4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими
коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов
(прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитар-
ного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, фи-
нансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием
данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их пол-
номочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения ру-
ководителя предприятия.
5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни-
лища документов и изделий; их охрана
5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время
документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тай-
ну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту.
Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать воз-
можность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гаранти-
ровать
сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к
коммерческой тайне предприятия.
Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими
их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут ус-
танавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты
и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться
охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурны-
ми по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией
при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помеще-
ний.
Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудо-
ваны дополнительными техническими средствами защиты от побочных электро-
магнитных излучении.
Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначен-
ной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представите-
ли спецподразделения и представители структурного подразделения, которо-
му принадлежит помещение.
5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных по-
мещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в услови-
ях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сох-
ранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой
тайне.
Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения
снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.
5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти доку-
менты и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподраз-
делении.
Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся,
должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя эк-
земплярами ключей.
Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в
отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металли-
ческих шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлическо-
го шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в кото-
ром он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопас-
ности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию
под расписку.
5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхрани-
лища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммер-
ческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются.
При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким об-
разом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска пе-
чати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пе-
налы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию
с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной
сигнализации.
Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение клю-
чей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в
этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с
образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны
или у дежурного по предприятию.
Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами,
ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммер-
ческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются на-
чальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по
предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища
могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предп-
риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.
Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена
целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении на-
рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное
проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние
не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в
известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Од-
новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не
допускаются посторонние лица.
В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного поме-
щения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого
хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек-
рет.
Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тай-
не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене-
ния его секрета запрещается.
5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных по-
мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии ра-
ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к
коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во
время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в
сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.
На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия раз-
рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод-
разделения, в которой предусматриваются:
- порядок вызова должностных лиц;
- порядок вскрытия режимных помещений;
- очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего
их
хранения.
Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразде-
лении охраны.
5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя-
тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или
соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя
предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации
пожара или аварии и их последствий.
В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных
помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком-
мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох-
раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и
изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно-
го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы-
вается лицами, вскрывшими данное помещение.
6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия
с участием работников сторонних организаций
6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций,
на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляю-
щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприя-
тия.
Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких сове-
щаний.
6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, сов-
местно с представителями службы безопасности и соответствующими техни-
ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и техни-
ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, сос-
тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации
во время проведения такого совещания
6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное
отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается
служебной необходимостью.
При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред-
ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении
лиц, не имеющих отношения к ним.
6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить
в службу безопасности предприятия:
- проект программы проведения совещания;
- перечень его участников;
- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участни-
ку.
Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, от-
ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав-
шим разрешение на проведение совещания.
6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам,
удостоверяющим их личность.
6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них со-
держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис-
ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща-
ния.
При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка-
саются приглашенных.
6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох-
ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помеще-
ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обес-
печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо-
димости - обеспечены охраной.
6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом
обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем
вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия,
и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы-
лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании сове-
щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к
материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча-
ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения,
составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном по-
рядке.
КОММЕНТАРИИ
Настоящий документ может служить основой для разработки собственного
"Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти-
ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положе-
ние должно утверждаться Правлением.
УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа
Протокол от " " 19 г.
- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет-
ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо-
го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики
производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия
технической разведки, подразделение связи и др.).
Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно
осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен-
ного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела
кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и
деловых качеств принимаемого на работу.
При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение
в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной
ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размно-
жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия
(или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях,
несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях
других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя
предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту-
пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делоп-
роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от-
дельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а
также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной
работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следую-
щие виды учета:
- учет подготовленных документов;
- учет входящих документов:
- инвентарный учет:
- номенклатура дел, журналов, картотек:
- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит-
ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в
рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения полу-
чения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо-
димо указать:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилию исполнителя документа;
- фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
- дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном
или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению
делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках
или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку-
мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпеча-
танных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы
должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроиз-
водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де-
лопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении
в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз-
водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров,
листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х
экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши-
ваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет-
ся штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и
присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструк-
торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации
по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши-
ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во вре-
менное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вес-
тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и
видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы,
аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк-
латуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до-
кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав-
ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго-
товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в жур-
нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука-
занием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
осуществляет руководство подчиненными структурными подразделениями и
лицами, осуществляющими работу по защите коммерческой тайны;
организует и ведет специальное делопроизводство; контролирует обеспе-
чение установленного порядка размножения документов, содержащих сведе-
ния, касающиеся коммерческой тайны, их учета, хранения и пользования ими
в архивах, библиотеках и отделах (бюро) технической документации;
контролирует соблюдение правил обращения с документами, содержащими
информацию, относящуюся к коммерческой тайне предприятия, и своевремен-
ное их возвращение в службу безопасности;
обеспечивает соблюдение правил рассылки документов, содержащих сведе-
ния, касающиеся коммерческой тайны предприятия;
принимает меры к внедрению средств механизации и автоматизации в про-
цесс ведения специального делопроизводства и обеспечивает контроль за
соблюдением правил хранения и эксплуатации средств, предназначенных для
размножения документов, содержащих коммерческую тайну;
изучает все стороны деятельности предприятия для выявления и закрытия
возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне:
проводит аналитическую работу;
участвует в разработке и осуществлении мероприятий по защите информа-
ции, составляющей коммерческую тайну предприятия, от возможной утечки по
техническим каналам в процессе ее передачи, накопления и использования;
организует проведение профилактической работы с работниками предприя-
тия по соблюдению требований по защите коммерческой тайны:
принимает участие в проведении расследований по фактам разглашения
коммерческой тайны предприятия, утраты документов и изделий, имеющих от-
ношение к коммерческой тайне;
организует учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерчес-
кой тайны предприятия;
осуществляет мероприятия, обеспечивающие допуск к работам, документам
и изделиям, относящимся к коммерческой тайне предприятия, только тех
лиц, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей:
участвует в подборе лиц, командируемых на другие предприятия;
проводит инструктаж лиц, допущенных к коммерческой тайне:
участвует в обеспечении пропускного и внутриобъектового режима, охра-
ны учреждений и их режимных зданий, помещений, территорий, хранилищ;
участвует в определении эффективности инженерно-технических средств
охраны фирмы и разработке предложений по их совершенствованию;
принимает меры по предотвращению чрезвычайных происшествий на предп-
риятии.
2.7. Подразделениям безопасности предоставляется право:
требовать от всех работников предприятия выполнения требований норма-
тивных актов, регулирующих порядок сохранения коммерческой тайны;
привлекать в необходимых случаях специалистов предприятия к работе по
обеспечению сохранения коммерческой тайны;
проводить проверки состояния и организации работы по защите коммер-
ческой тайны предприятия:
давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководи-
телям структурных подразделений предприятия и подчиненных ему организа-
ций по вопросам обеспечения сохранности коммерческой тайны;
в случае нанесения ущерба работником предприятия ходатайствовать пе-
ред руководителем о привлечении его к уголовной, административной, граж-
данско-правовой и другой ответственности в соответствии с законода-
тельством РФ.
3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
3.1. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия,
осуществляет руководитель предприятия.
К данным сведениям допускаются только те лица, которым такая информа-
ция необходима для выполнения их служебных обязанностей.
3.2. При решении вопроса о допуске сотрудников предприятия к сведени-
ям, составляющим коммерческую тайну предприятия, должны учитываться:
нравственные и деловые качества допускаемого; способность хранить
коммерческую тайну;
временный или постоянный характер работы;
наличие информации о привлечении кандидата к уголовной ответственнос-
ти; факты совершения и склонность к аморальным проступкам (пьянство,
наркомания и т.п.), вследствие которых может наступить разглашение све-
дений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также информация
об утрате документов (изделий), содержащих такие сведения;
Если в результате дополнительного изучения кандидата выявлены обстоя-
тельства, имеющие значение для принятия решения о допуске, то о них ста-
вится в известность руководитель предприятия, который по данной информа-
ции принимает соответствующее решение.
3.3. После принятия решения о допуске исполнитель подписывает соот-
ветствующее обязательство о неразглашении коммерческой тайны предприятия
с указанием срока действия этих обязательств.
Служба безопасности, режимно-секретный орган или другое спецподраэде-
ление организует учет осведомленности лиц, допущенных к сведениям, сос-
тавляющим коммерческую тайну предприятия.
4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим
коммерческую тайну предприятия
4.1. Разрешения на доступ к документам с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
даются только в письменном виде: на карточках разрешений, на списках оз-
накомления, на самих документах или в форме приказов (указаний).
4.2. В случае, когда исполнитель допускается только к части докумен-
та, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы,
части или страницы, к которым он допускается, а сотрудники подразделения
специального дело-
производства должны принимать необходимые меры, исключающие возмож-
ность ознакомления с другими частями документа.
4.3. Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам.
В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней
стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудни-
ков, допущенных к документам, подшитым в дело. Список заверяется под-
писью сотрудника подразделения специального делопроизводства.
Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле
производится по письменному разрешению соответствующего руководителя.
При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны
быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими доку-
ментами, подшитыми в дело.
Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным де-
лам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по
письменному представлению руководителя соответствующего подразделения.
4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на са-
мом документе в виде резолюции соответствующего руководителя.
4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных
сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну
предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после
предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на вы-
полнение задания.
В предписании кратко указывается основание командирования (номер и
дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно
сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ команди-
руемый.
Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и
заверяется печатью последнего.
Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в
службе безопасности до окончания срока действия совместного договора.
4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими
коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов
(прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитар-
ного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, фи-
нансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием
данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их пол-
номочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения ру-
ководителя предприятия.
5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни-
лища документов и изделий; их охрана
5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время
документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тай-
ну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту.
Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать воз-
можность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гаранти-
ровать
сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к
коммерческой тайне предприятия.
Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими
их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут ус-
танавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты
и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться
охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурны-
ми по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией
при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помеще-
ний.
Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудо-
ваны дополнительными техническими средствами защиты от побочных электро-
магнитных излучении.
Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначен-
ной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представите-
ли спецподразделения и представители структурного подразделения, которо-
му принадлежит помещение.
5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных по-
мещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в услови-
ях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сох-
ранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой
тайне.
Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения
снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.
5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти доку-
менты и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподраз-
делении.
Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся,
должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя эк-
земплярами ключей.
Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в
отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металли-
ческих шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлическо-
го шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в кото-
ром он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопас-
ности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию
под расписку.
5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхрани-
лища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммер-
ческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются.
При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким об-
разом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска пе-
чати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пе-
налы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию
с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной
сигнализации.
Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение клю-
чей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в
этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с
образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны
или у дежурного по предприятию.
Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами,
ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммер-
ческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются на-
чальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по
предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища
могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предп-
риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.
Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена
целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении на-
рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное
проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние
не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в
известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Од-
новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не
допускаются посторонние лица.
В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного поме-
щения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого
хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек-
рет.
Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тай-
не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене-
ния его секрета запрещается.
5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных по-
мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии ра-
ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к
коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во
время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в
сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.
На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия раз-
рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод-
разделения, в которой предусматриваются:
- порядок вызова должностных лиц;
- порядок вскрытия режимных помещений;
- очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего
их
хранения.
Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразде-
лении охраны.
5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя-
тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или
соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя
предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации
пожара или аварии и их последствий.
В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных
помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком-
мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох-
раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и
изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно-
го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы-
вается лицами, вскрывшими данное помещение.
6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия
с участием работников сторонних организаций
6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций,
на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляю-
щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприя-
тия.
Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких сове-
щаний.
6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, сов-
местно с представителями службы безопасности и соответствующими техни-
ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и техни-
ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, сос-
тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации
во время проведения такого совещания
6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное
отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается
служебной необходимостью.
При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред-
ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении
лиц, не имеющих отношения к ним.
6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить
в службу безопасности предприятия:
- проект программы проведения совещания;
- перечень его участников;
- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участни-
ку.
Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, от-
ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав-
шим разрешение на проведение совещания.
6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам,
удостоверяющим их личность.
6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них со-
держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис-
ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща-
ния.
При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка-
саются приглашенных.
6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох-
ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помеще-
ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обес-
печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо-
димости - обеспечены охраной.
6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом
обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем
вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия,
и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы-
лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании сове-
щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к
материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча-
ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения,
составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном по-
рядке.
КОММЕНТАРИИ
Настоящий документ может служить основой для разработки собственного
"Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти-
ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положе-
ние должно утверждаться Правлением.
УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа
Протокол от " " 19 г.
- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет-
ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо-
го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики
производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия
технической разведки, подразделение связи и др.).
Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно
осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен-
ного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела
кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и
деловых качеств принимаемого на работу.
При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение
в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной
ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размно-
жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия
(или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях,
несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях
других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя
предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту-
пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делоп-
роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от-
дельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а
также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной
работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следую-
щие виды учета:
- учет подготовленных документов;
- учет входящих документов:
- инвентарный учет:
- номенклатура дел, журналов, картотек:
- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит-
ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в
рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения полу-
чения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо-
димо указать:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилию исполнителя документа;
- фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
- дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном
или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению
делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках
или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку-
мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпеча-
танных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы
должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроиз-
водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де-
лопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении
в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз-
водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров,
листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х
экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши-
ваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет-
ся штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и
присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструк-
торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации
по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши-
ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во вре-
менное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вес-
тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и
видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы,
аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк-
латуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до-
кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав-
ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго-
товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в жур-
нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука-
занием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.